Ha céged online jelenléte fontos számodra, akkor elengedhetetlen, hogy legyen egy saját, céges e-mail címed. Ez nem csak az online jelenléted teszi biztonságosabbá és hivatalosabbá, de az ügyfelek számára is megbízhatóbb képet mutat a vállalkozásodról. A következőkben megvizsgáljuk, hogy hogyan hozhatod létre a saját céges e-mail fiókodat, milyen tárhely szükséges hozzá, és miért fontos, hogy a céges e-mail címedet használd, és ne a saját Gmail-fiókodat.
Hogyan hozhatod létre saját céges e-mail fiókodat?
Ennek legegyszerűbb módja, ha a saját domain neved alapján készíted el.
Az első lépés az, hogy vásárolsz egy jól hangzó, könnyen megjegyezhető domain nevet. Hogy milyen a jó domain, arról egyik régebbi cikkünkben találsz jól használható tippeket: csak kattints és olvass tovább.
Ezután választhatsz egy megfelelő tárhelyszolgáltatót, amely támogatja a saját e-mail fiókokat. A tárhelyszolgáltatóval való együttműködés során kaphatsz egy vagy több e-mail fiókot, amelyek használatával saját címeket hozhatsz létre.
A Profitárhely üzleti tárhelycsomagjához pl. 50 db e-mail postafiókot biztosítunk.
Mekkora tárhely szükséges a céges e-mailhez?
Az e-mail fiókok tárhelyigénye viszonylag alacsony. Az átlagos e-mail méret körülbelül 100 KB, de ez nagyban függ a mellékletek fájl méretétől, így az 1 GB tárhely elegendő lehet, akár több ezer e-mail tárolásához. Emiatt a tárhely kiválasztásánál mindig gondold végig a szükséges e-mail fiókok számát is, és ehhez mérten válaszd ki a számodra ideális csomagot.
Azonban, ha a vállalkozásodban többen is dolgoztok, akkor az e-mail fiókok száma is növekedni fog, ezzel együtt pedig a tárhelyigény is.
Webshop esetében, érdemes külön e-mail címet létrehozni az általános információs levelezéseknek, és egy másikat az ügyfélkapcsolatok számára. Ez segít elkülöníteni a kommunikációt, és rendezetten tartani az üzeneteket, feladatokat.
Miért fontos, hogy legyen saját céges e-mailed, és ne Gmail-fiókod?
A saját céges e-mail fiókod segít abban, hogy hivatalosabban jelenítsd meg a cégedet az online térben. A Gmail, Yahoo vagy más ingyenes szolgáltatók használata nem csak azt mutatja, hogy a céged kevésbé profi, hanem az ügyfeleidnek is okozhat kellemetlenséget a kommunikáció során. Továbbá marketing szempontból is előnyösebb, ha saját céges email címet generálsz. Itt olvass tovább ebben a témában.
Mi az, ami nyerhetsz, ha saját e-mail címet használsz:
Professzionális megjelenés
A saját domain alapú e-mail címek hozzájárulnak a vállalkozásod professzionális és hiteles megjelenéséhez. Az ügyfelek és partnerek számára egy saját domain cím megbízhatóságot és stabilitást sugall.
Branding lehetőségek
A marketing kommunikációban is egészen más hatást tudsz elérni, ha önálló, egyedi e-mail címről kommunikálsz a vevőiddel. E-mail lista építésénél, marketing kampányok lebonyolításánál is, Te komolyan tudnál venni egy olyan vállalkozást, aki Gmail-es, Freemail-es, vagy Citromail-es e-mailt használ üzleti kommunikációra?
Adatvédelem és biztonság
Az ingyenes e-mail szolgáltatók esetén nem mindig tudsz teljes ellenőrzést gyakorolni az adataid felett, és az üzenetek tartalmának megfigyelése is lehetséges a részükről. A magyar tárhelyszolgáltatónál regisztrált domaint használva, ki tudod küszöbölni ezeket a csorbákat, az adataid biztonságban lesznek. Adatvédelmi eljárás esetén is sokkal könnyebb egy magyar céggel egyeztetni, mint egy külföldi tulajdonú szolgáltató cég esetén.
Miből álljon az e-mail címed, és mit ne használj?
A céges e-mail címed tartalmazhatja a céged nevét vagy rövidítését, és a domain nevet. Például, ha a céged neve „ABC Kft.” és a domain neved „abckft.hu”, akkor az e-mail címed lehet például „info@abckft.hu” vagy „neved@abckft.hu”.
Fontos, hogy ne használj személyes jellegű e-mail címeket, például „viccesfiu123@gmail.com”, mivel ez egyáltalán nem profi, és nem fest hiteles képet a vállalkozásodról.
Spam és egyéni levelek karbantartása
A spam és a felesleges üzenetek tárolása helyet foglal a tárhelyeden. Ez idővel növelheti a tárhely felhasználását, és korlátozhatja a rendszeres e-mail tevékenységet, például fontos üzenetek fogadását vagy az új e-mailek elküldését.
A spam és a kevésbé fontos levelek rendszeres törlése segít optimalizálni a tárhelyet és megtartani a tárhelykapacitást más fontos fájlokhoz és adatokhoz, így mindig szánj erre időt, hogy rendszeresen felülvizsgáld leveleidet.
Az üzleti világban az e-mail az egyik legelterjedtebb kommunikációs eszköz. Ha saját e-mail címet használsz, azzal növeled a vállalkozásod hitelességét és hatékonyabb kapcsolattartást biztosítasz az ügyfeleiddel és partnereiddel.
Itt olvashatsz tovább hogyan tudod kivédeni az email levelező rendszeren keresztül érkező támadásokat.
Miután már tudod, hogy miért érdemes céges email-t használnod, akkor először is érdemes egyeztetni az informatikussal, aki beállítja számodra a megfelelő, biztonságos levelező rendszert, de ha további kérdésed lenne a céges emaillel kapcsolatban és szeretnéd egy helyen tudni a tárhelyed és a levelezésed akkor a Profitárhely ügyfélszolgálata rendelkezésedre áll ebben is.
Ha már jártas vagy a beállításokban, de előfordul, hogy mégsem működik valami a levelező rendszerrel, akkor az ebben a cikkben további megoldásokat kaphatsz ezeknek a kiküszöbölésére.
Ha megbízható tárhelyszolgáltatót keresel az üzleti kommunikációd biztosítására, akkor bátran nézz szét csomagjaink között!
A 2000-es évek eleje óta foglalkozom webszerverek üzemeltetésével, és 2007-ben indítottam az első saját webszerverem profitarhely.hu névvel. Jelenleg több, mint 1600 cégnek segítek a weboldalaik működtetésében.